Bedrijfsvoering

1.1.1 We digitaliseren de dienstverlening

1.2.1 Onze interne beheersing is steeds meer op orde

1.3.1 We borgen de beschikbaarheid en toegankelijkheid van de informatiehuishouding

1.4.1 We leveren vakmanschap

1.5.1 We werken in duurzame en toekomstbestendige werklocaties

1.1.1 In de vorige TURAP rapporteerden we dat er organisatiebreed nog niet altijd een goed alternatief wordt geboden voor de digitale weg en we hier onder andere aandacht voor wilden vragen via A-net. Er is nog geen bericht op A-net geplaatst hierover. Dit volgt alsnog op een geschikt moment na de zomervakantie. Tevens blijven we hierover in gesprek met collega’s.

1.1.5 Op dit moment wordt enkel nog de klanttevredenheid met betrekking tot onze webformulieren gemeten. Het voornemen was om begin 2022 te starten met het meten van de klanttevredenheid op onze website en Mijn Apeldoorn. Door technische problemen bij de leverancier is dat destijds nog niet van start gegaan. In de vorige TURAP is de verwachting uitgesproken dat de meting van de klanttevredenheid op onze website en Mijn Apeldoorn in het tweede kwartaal van 2022 van start zou gaan. Dit is echter niet het geval. De technische problemen bij de leverancier zijn inmiddels opgelost. De applicatie ligt op dit moment ter beoordeling bij onze Information Security Officer. Indien de applicatie als veilig wordt beoordeeld kan de meting van de klanttevredenheid op onze website van start gaan.  

1.2.1 & 1.2.4 In 2021 zijn wij overgegaan in het gebruik van een nieuw softwarepakket voor het beheren van investeringen en activa. Het nieuwe softwarepakket was het resultaat van een pilot van de leverancier waar een aantal gemeenten aan hebben deelgenomen. Die pilot is mislukt waardoor wij het pakket niet meer gebruiken. In aanloop naar het in gebruik nemen van een nieuw betrouwbaar systeem zijn wij teruggevallen op een handmatig beheersysteem. Het risico op niet juiste, tijdige en volledige informatie is daarmee toegenomen.

1.2.5 Als gevolg van een aantal personele wijzigingen, is kennisborging binnen het team inkoop een aandachtspunt. Aandacht ligt momenteel op continuering van lopende aanbestedingstrajecten en bezetting van het multiproject FIV vanuit het team. Werving en selectie van nieuwe medewerkers vraagt momenteel voorrang om de formatie op peil te brengen en het vertrek van ervaren medewerkers op te vangen. Het goed inwerken van nieuwe collega’s krijgt voorrang om een goede on-boarding te waarborgen.

1.2.6 Wegens beperkte capaciteit binnen de verschillende afdelingen en bij de ondersteunende security en privacy officers lopen niet alle geplande activiteiten volgens planning. De beperkte capaciteit wordt risicogebaseerd ingezet, dat wil zeggen dat eerst de risico's worden opgepakt die potentieel de meeste impact kunnen hebben. In Q2 zijn twee nieuwe privacy officers gestart. Met deze uitbreiding van de capaciteit voor privacy kunnen de komende jaren stappen gezet worden in het verder professionaliseren van de processen in relatie tot de bescherming van persoonsgegevens.

1.3.1. Bij de infrastructuurbudgetten wordt een overschrijding van € 155.000 verwacht. Dit nadeel wordt onder andere veroorzaakt door uitbreiding van functionaliteit. Verder is er sprake van dubbele kosten vanwege vervanging van systemen. Daarnaast zijn er nog extra kosten in verband met bij de aanschaf nog niet afgekochte support kosten

1.3.3 Aansluiten op Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO): De invoering van de omgevingswet is door het Kabinet uitgesteld tot 1 januari 2023. De planning voor aansluiting op het DSO is daar op aangepast.

1.4.1 Om vakmanschap te kunnen leveren is het (ook) nodig dat onze medewerkers flexibel, vitaal en gezond zijn. Onderdeel van deze prestatie is dan ook het ziekteverzuim. Omdat het concernbrede ziekteverzuimpercentage hoger ligt dan het streefcijfer van maximaal 4,9%, kleurt deze prestatie rood. Het verzuimcijfer bedroeg over de maand april 7,31% en over de maand mei 5,8%. De redenen zijn het afgelopen kwartaal niet veranderd. Het langdurig verzuim maakt nog steeds een groot onderdeel uit van ons verzuim met een groot aandeel psychisch verzuim. Verzuimoorzaken worden niet geregistreerd, maar we vermoeden dat het hoge verzuimcijfer van april te maken heeft met de Omikron-variant van Corona en het influenzavirus.

1.4.3 Onderdeel van deze prestatie is het aantal gevoerde R&O-gesprekken. In het R&O-gesprek maken medewerker en leidinggevende afspraken over de resultaten en ontwikkeling van de medewerker. Omdat het aantal gesprekken dat is vastgelegd in het dossier (geregistreerd) achter blijft, kleurt deze prestatie rood. In de afgelopen twaalf maanden is bij 42,2% van de medewerkers een R&O-gesprek vastgelegd in het dossier. Het voeren van de gesprekken en het vastleggen in het dossier heeft de volle aandacht. Er wordt gewerkt aan het beschikbaar stellen van betrouwbare sturingsinformatie o.a. over de R&O-gesprekken en we onderzoeken mogelijkheden om het systeem van vastleggen verder te vereenvoudigen.

1.5.2  In 2022 zijn de kosten van huisvesting nog lager omdat de 4e en laatste locatie in 2023 in gebruik wordt genomen. Per saldo wordt er een voordeel verwacht van 200.000. Tegenover dit voordeel staan deels ook kosten die op andere budgetten worden verantwoord.